Phát hành hóa đơn điện tử sau khi thanh toán trên ứng dụng Sapo FnB

Ngay sau khi hoàn tất đơn hàng, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay lập tức trên ứng dụng Sapo FNB để đảm bảo tính kịp thời và tuân thủ quy định. Hướng dẫn này tập trung vào quy trình liền mạch, giúp bạn tạo yêu cầu hóa đơn từ đơn hàng vừa bán, nhanh chóng xác nhận thông tin và lựa chọn phát hành hóa đơn để gửi đến khách hàng kịp thời và nhanh chóng.

Bước 1: Chọn yêu cầu xuất hoá đơn điện tử

• Tại màn hình thanh toán hóa đơn thành công, trên popup thông báo Thanh toán hóa đơn thành công, bạn tích chọn Phát hành hoá đơn điện tử.

Bước 2: Xác nhận thông tin xuất hóa đơn điện tử

1. Thông tin khách hàng

Điền thông thông tin khách hàng. Các thông tin ở đây sẽ không bắt buộc, vì hóa đơn chưa được phát hành ngay lập tức.

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế của khách hàng nếu có, hoặc bạn có thể tìm kiếm mã số thuế để xác nhận thông tin của khách hàng.
• Tên công ty: Nhập tên đơn vị (nếu khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức).
• Địa chỉ: Nhập địa chỉ của khách hàng.
• Tên người mua: Thông tin tên khách hàng.
• Email nhận hóa đơn điện tử: Nhập địa chỉ email để nhận hóa đơn điện tử của khách hàng.
• Căn cước công dân: Nhập số Căn cước công dân của khách hàng (nếu có yêu cầu).
• Số hộ chiếu: Nhập số hộ chiếu của khách hàng (nếu có yêu cầu đặc biệt đối với khách hàng nước ngoài).
• Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách: Mã số do Bộ Tài chính cấp cho các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước.

2. Thông tin xuất hóa đơn

• Hình thức thanh toán: Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK).
• Đơn vị phát hành: Chọn đơn vị kết nối hóa đơn điện tử (Ví dụ: sapo_invoice).
• Ký hiệu: Chọn ký hiệu hóa đơn (Mẫu số - Ký hiệu) bạn muốn sử dụng cho đơn hàng này.
• Hình thức ký số (*): Bạn tích chọn một trong các hình thức hiển thị trên màn hình:
  • Chữ ký số HSM: Đây là hình thức ký số từ xa (Server/Không dùng USB). Bạn chọn tài khoản số tương ứng để phát hành ngay.
  • Ký số qua USB TOKEN: Tùy chọn này sẽ hiển thị ở trạng thái bị mờ kèm dòng thông báo "Phần mềm không hỗ trợ hình thức ký số USB TOKEN".
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Tùy chọn này chỉ áp dụng nếu Ký hiệu bạn chọn là loại Hóa đơn máy tính tiền (Ký hiệu có chữ M).

Bạn lựa chọn nhu cầu phát hành hóa đơn ngay hoặc phát hành hóa đơn sau:

• Phát hành ngay: Tích chọn khi bạn có nhu cầu xuất hóa đơn điện tử và phát hành ngay tại thời điểm yêu cầu và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Phát hành sau: Tích chọn khi bạn cần lưu lại thông tin khách hàng để xuất hóa đơn sau.

Bước 3: Hoàn tất yêu cầu xuất hóa đơn điện tử

Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Hoàn tất đơn:

• Chọn Hoàn tất để hoàn tất đơn hàng.
• Chọn In & Hoàn tất để hoàn tất đơn và in hóa đơn điện tử.

Khi hoàn tất đơn đơn hàng, hệ thống sẽ gửi dữ liệu sang Sapo FNB để thực hiện các thao tác tạo và phát hành hóa đơn điện tử:

• Phát hành hóa đơn ngay: Dữ liệu đơn hàng sẽ được thể hiện ở phân hệ Hóa đơn > Hóa đơn điện tử, tab Đã phát hành.
• Xuất hóa đơn điện tử sau: Dữ liệu đơn hàng sẽ được thể hiện ở phân hệ Hóa đơn > Hóa đơn bán hàng.